24/7 Support (+30) 2108318018

 E-mail: sales@xit.gr

Πρόγραμμα Διαχείρισης Εγγράφων

Πρόγραμμα Διαχείρισης Εγγράφων

Σε μεγάλες εταιρείες που η διαχείριση εγγράφων μπορεί να είναι πονοκέφαλος ένα ευέλικτο λογισμικό σαν το Softone μπορεί να δώσει την ευχέρεια στους εργαζόμενους να αναζητήσουν και να εντοπίσουν το έγγραφο που θέλουν χρησιμοποιώντας εύκολα φίλτρα κάνοντας την αναζήτηση παιχνίδι. Ανακτήστε το σωστό έγγραφο μέσα από χιλιάδες άλλα σε μερικά δευτερόλεπτά χωρίς να χρειάζεται να αποστηθίζεται πολύπλοκες διαδρομές δομές στην εφαρμογή.

Για το λόγο αυτό το Πρόγραμμα Διαχείρισης Εγγράφων και Αρχειοθέτησης εγγράφων είναι απαραίτητο , παρέχοντας τις παρακάτω ευκολίες:

  • Καταχώρηση εγγράφων σε δομημένη βάση δεδομένων
  • Παρακολούθηση αριθμού πρωτοκόλλου. Δυνατότητα ενημέρωσης πρωτοκόλλου πελάτη και εσωτερικού πρωτοκόλλου με ανεύρεση.
  • Απομακρυσμένη πρόσβαση στα αρχεία
  • Ισχυρή, ασφαλής και εύκολη στην χρήση αποθήκη εγγράφων/σχεδίων και εικόνων όπου μπορεί να αποθηκεύσει τα έγγραφα τόσο τοπικά, πάνω στην βάση αλλά και χρησιμοποιώντας cloud υπηρεσίες όπως Google Documents, Drop Box, One Drive και άλλα.
  • Άμεση αναζήτηση/προβολή/επεξεργασία εγγράφων με συνδιασμό πολύπλοκων φίλτρων όπως κατηγορία εγγράφου, πλήθος εντύπων , σελίδων , θέμα, keywords, tags κ.α.
  • Δυνατότητα περιορισμένης/απεριόριστης πρόσβασης στους χρήστες. Ορισμός των δικαιωμάτων τόσο σε επίπεδο χρήστη όσο και σε επίπεδο ομάδων. 
  • Ενημερωμένο με επίπεδα διαβάθμισης GDPR έτσι ώστε να αποκρύπτονται έντυπα ευαίσθητου περιεχομένου από χειριστές που δεν έχουν δικαιοδοσία να τα διαβάσουν.
  • Ταξινόμηση εγγράφων ανά κατηγορία
  • Πρόσβαση στα αρχεία μέσω διαδικτύου και αποστολή αρχείων με χρήση e-mail
  • Υποστήριξη διαφόρων format αρχείων (.DOC, .XLS, PDF, εικόνων κ.ά.)

Πρόγραμμα Διαχείρισης Εγγράφων

Ειδική προσθήκη εισαγωγή εγγράφων στο Softone

Έχουμε σχεδιάσει ξεχωριστή εφαρμογή (3rd party application) που scannάρει τοπικές – δικτυακές θέσεις και επιστρέφει μέσα στην εφαρμογή τα αρχεία με την δομή των φακέλων – αρχείων που βρίσκει αποθηκευμένα. Αυτό για παράδειγμα έχει την δυνατότητα μέσα στον πελάτη να έχει την ανάπτυξη του φακέλου του πελάτη με τους υποφακέλους που έχετε στο NAS της εταιρείας σας. Μια πολύ χρήσιμη προσθήκη για την καθημερινότητα σας! Μια άλλη εφαρμογή ιδιαίτερα χρήσιμη για E-shop είναι η δημιουργία φακέλων , εγχειριδίων , εντύπων τεχνικών προδιαγραφών μέσα στο είδος του Softone. Αυτά στην πορεία μπορούνε να συνδεθούνε και με E-shop και να ανεβαίνουν online στην σελίδα του προϊόντος.