Σύμφωνα με την ΑΑΔΕ, η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση για B2B συναλλαγές εφαρμόζεται σταδιακά, με πρώτη περίοδο από 2/2/2026 για επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1.000.000 ευρώ και δεύτερη περίοδο από 1/10/2026 για τις λοιπές οντότητες. Η απόφαση προβλέπει επίσης μεταβατικά διαστήματα προσαρμογής υπό προϋποθέσεις.

Για τις επιχειρήσεις, αυτό σημαίνει ότι η προετοιμασία δεν πρέπει να μείνει για την τελευταία στιγμή. Η σωστή μετάβαση απαιτεί έλεγχο συστημάτων, παραμετροποίηση ERP, καθαρά στοιχεία πελατών, σωστούς τύπους παραστατικών και εκπαιδευμένη ομάδα.

Ακολουθεί ένα πρακτικό checklist που μπορεί να βοηθήσει κάθε επιχείρηση να οργανωθεί εγκαίρως.

Τι αλλάζει με την ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B αφορά την έκδοση τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή για συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων. Δεν πρόκειται απλώς για αποστολή ενός PDF με email. Η διαδικασία συνδέεται με τη διαβίβαση των παραστατικών και τη σωστή καταχώριση των δεδομένων στο ψηφιακό περιβάλλον της ΑΑΔΕ.

Η απόφαση Α.1128/2025 ορίζει ότι το ηλεκτρονικό τιμολόγιο εκδίδεται είτε μέσω Παρόχου Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων είτε μέσω της εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ.

Για μια επιχείρηση που χρησιμοποιεί SoftOne ERP, η προετοιμασία πρέπει να ξεκινήσει από το πώς εκδίδονται σήμερα τα παραστατικά, ποια δεδομένα καταχωρούνται και πώς μπορεί να οργανωθεί η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσα στην καθημερινή ροή εργασίας.

Checklist προετοιμασίας για επιχειρήσεις

1. Ελέγξτε αν και πότε υπάγεστε στην υποχρέωση

Το πρώτο βήμα είναι να γνωρίζει η επιχείρηση σε ποια περίοδο εφαρμογής εντάσσεται.

Η πρώτη περίοδος αφορά, σύμφωνα με την απόφαση, οντότητες με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1.000.000 ευρώ, με βάση τη δήλωση φορολογίας εισοδήματος του φορολογικού έτους 2023. Οι λοιπές οντότητες εντάσσονται στη δεύτερη περίοδο εφαρμογής.

Τι πρέπει να κάνετε:

• Ελέγξτε τα ακαθάριστα έσοδα του 2023.
• Επιβεβαιώστε με τον λογιστή σας σε ποια φάση ανήκει η επιχείρηση.
• Καταγράψτε την κρίσιμη ημερομηνία μετάβασης.
• Μην περιμένετε την τελική προθεσμία για να ξεκινήσετε την προετοιμασία.

Η έγκαιρη προετοιμασία δίνει χρόνο για παραμετροποίηση, δοκιμές και εκπαίδευση της ομάδας.

2. Ελέγξτε το ERP και τον τρόπο έκδοσης παραστατικών

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση επηρεάζει άμεσα το εμπορικό και λογιστικό σύστημα της επιχείρησης.

Αν η επιχείρηση εκδίδει τιμολόγια μέσα από ERP, πρέπει να ελεγχθεί αν το σύστημα είναι σωστά παραμετροποιημένο και αν μπορεί να υποστηρίξει τις νέες απαιτήσεις. Αυτό αφορά τύπους παραστατικών, σειρές, στοιχεία πελατών, χαρακτηρισμούς, διαβίβαση, ακυρώσεις και διαδικασίες ελέγχου.

Με λύσεις όπως το SoftOne ERP και η ηλεκτρονική τιμολόγηση, η επιχείρηση μπορεί να οργανώσει πιο σωστά τη ροή έκδοσης και διαχείρισης των παραστατικών της.

Τι πρέπει να ελέγξετε:

• Από πού εκδίδονται σήμερα τα τιμολόγια.
• Ποιες σειρές παραστατικών χρησιμοποιούνται.
• Αν υπάρχουν διαφορετικά παραστατικά ανά δραστηριότητα, υποκατάστημα ή κανάλι πώλησης.
• Αν οι τύποι παραστατικών είναι σωστά χαρτογραφημένοι.
• Αν υπάρχουν χειροκίνητες διαδικασίες που πρέπει να αντικατασταθούν.

Η σωστή παραμετροποίηση του ERP είναι βασικό βήμα για να αποφευχθούν λάθη κατά τη μετάβαση.

3. Καθαρίστε τα στοιχεία πελατών και συναλλασσομένων

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση απαιτεί ακρίβεια στα δεδομένα. Λάθος ΑΦΜ, ελλιπή στοιχεία πελάτη ή μη ενημερωμένες καρτέλες μπορούν να δημιουργήσουν καθυστερήσεις και προβλήματα στην έκδοση ή αποστολή παραστατικών.

Πριν την ενεργοποίηση της νέας διαδικασίας, αξίζει να γίνει ένας πλήρης έλεγχος στη βάση πελατών.

Checklist στοιχείων πελατών:

• ΑΦΜ.
• ΔΟΥ, όπου απαιτείται.
• Επωνυμία.
• Διεύθυνση.
• Email αποστολής παραστατικών.
• Στοιχεία επικοινωνίας.
• Καθεστώς πελάτη.
• Σωστή κατηγοριοποίηση B2B πελατών.

Η καθαρή βάση δεδομένων μειώνει τα λάθη και βοηθά την επιχείρηση να λειτουργήσει πιο ομαλά από την πρώτη ημέρα εφαρμογής.

4. Επιλέξτε τον κατάλληλο τρόπο ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Η επιχείρηση πρέπει να αποφασίσει ποιος τρόπος ηλεκτρονικής τιμολόγησης ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της.

Η ΑΑΔΕ αναφέρει ότι οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν υπηρεσίες Παρόχων Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, με αυτόματη διαβίβαση παραστατικών στην πλατφόρμα myDATA σε πραγματικό χρόνο. Τα ψηφιακά τιμολόγια υποβάλλονται σε βασικούς ελέγχους και λαμβάνουν ΜΑΡΚ.

Παράλληλα, η ΑΑΔΕ διαθέτει την εφαρμογή timologio για ψηφιακή έκδοση παραστατικών και ταυτόχρονη διαβίβαση στο myDATA, κυρίως για επιχειρήσεις που δεν διαθέτουν μηχανογραφικό σύστημα ή το υπάρχον σύστημά τους δεν καλύπτει τις ανάγκες τους.

Για επιχειρήσεις με οργανωμένες εμπορικές διαδικασίες, αποθήκη, πωλήσεις, πολλούς χρήστες ή αυξημένο όγκο τιμολογίων, η λύση μέσα από ERP είναι συνήθως πιο λειτουργική, γιατί εντάσσεται στην καθημερινή μηχανογράφηση.

5. Ελέγξτε τη διασύνδεση με myDATA

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν πρέπει να αντιμετωπιστεί αποκομμένα από το myDATA.

Η επιχείρηση χρειάζεται να γνωρίζει τι διαβιβάζεται, πότε διαβιβάζεται και πώς ελέγχεται ότι τα δεδομένα έχουν καταχωρηθεί σωστά. Η σωστή εικόνα στο myDATA είναι κρίσιμη για το λογιστήριο, τη διοίκηση και τον έλεγχο της φορολογικής συμμόρφωσης.

Τι πρέπει να ελέγξετε:

• Αν τα παραστατικά διαβιβάζονται σωστά.
• Αν υπάρχει έλεγχος επιτυχούς διαβίβασης.
• Αν ενημερώνονται σωστά οι χαρακτηρισμοί.
• Αν η ομάδα γνωρίζει πώς να εντοπίζει σφάλματα.
• Αν υπάρχει διαδικασία για ακυρώσεις ή διορθώσεις.

Σε επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο συναλλαγών, οι αυτοματισμοί εργασιών μπορούν να βοηθήσουν στη μείωση χειροκίνητων ελέγχων και επαναλαμβανόμενων διαδικασιών.

6. Οργανώστε τις εσωτερικές διαδικασίες πριν την εφαρμογή

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι μόνο τεχνικό έργο. Είναι και οργανωτική αλλαγή.

Πρέπει να είναι ξεκάθαρο ποιος εκδίδει τα παραστατικά, ποιος τα ελέγχει, ποιος παρακολουθεί τις αποστολές, ποιος χειρίζεται απορρίψεις ή λάθη και πώς ενημερώνεται το λογιστήριο.

Εσωτερικό checklist:

• Ποιος είναι υπεύθυνος για την έκδοση τιμολογίων;
• Ποιος ελέγχει τα στοιχεία πριν την έκδοση;
• Ποιος παρακολουθεί τυχόν σφάλματα;
• Ποιος επικοινωνεί με τον λογιστή;
• Ποια διαδικασία ακολουθείται σε περίπτωση ακύρωσης;
• Ποια διαδικασία ακολουθείται σε περίπτωση λάθους πελάτη ή ποσού;

Όσο πιο καθαρές είναι οι διαδικασίες, τόσο μικρότερος είναι ο κίνδυνος καθυστερήσεων.

7. Εκπαιδεύστε την ομάδα που εκδίδει παραστατικά

Η τεχνολογία από μόνη της δεν αρκεί. Οι χρήστες πρέπει να γνωρίζουν τι αλλάζει στην καθημερινότητά τους.

Η ομάδα πωλήσεων, το λογιστήριο, η αποθήκη και οι χρήστες του ERP πρέπει να ξέρουν πότε εκδίδεται ένα παραστατικό, ποια πεδία είναι κρίσιμα, τι πρέπει να ελέγχεται και τι γίνεται όταν εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος.

Η εκπαίδευση πρέπει να καλύπτει:

• Βασική ροή ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
• Έκδοση παραστατικού.
• Έλεγχο στοιχείων πελάτη.
• Διαχείριση σφαλμάτων.
• Ακύρωση ή διόρθωση.
• Παρακολούθηση κατάστασης παραστατικού.
• Επικοινωνία με λογιστήριο ή τεχνική υποστήριξη.

Η σωστή εκπαίδευση μειώνει την ανασφάλεια και βοηθά την επιχείρηση να περάσει στη νέα διαδικασία χωρίς αναστάτωση.

8. Κάντε δοκιμές πριν την πλήρη εφαρμογή

Η χειρότερη στιγμή για να ανακαλύψει μια επιχείρηση λάθη στην παραμετροποίηση είναι η ημέρα που πρέπει να λειτουργήσει υποχρεωτικά.

Γι’ αυτό είναι σημαντικό να προηγηθούν δοκιμές.

Τι αξίζει να δοκιμάσετε:

• Έκδοση τυπικού τιμολογίου.
• Έκδοση πιστωτικού.
• Έκδοση παραστατικού για διαφορετικό τύπο πελάτη.
• Έκδοση από διαφορετικό υποκατάστημα ή χρήστη.
• Έλεγχο διαβίβασης.
• Έλεγχο στοιχείων στο myDATA.
• Διαχείριση ακύρωσης ή λάθους.

Οι δοκιμές βοηθούν να εντοπιστούν τεχνικά ή διαδικαστικά θέματα πριν δημιουργήσουν πραγματικό πρόβλημα.

9. Συνδέστε την ηλεκτρονική τιμολόγηση με τη συνολική μηχανογράφηση

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B είναι μια καλή ευκαιρία για την επιχείρηση να δει συνολικά τη μηχανογράφησή της.

Αν σήμερα υπάρχουν χειροκίνητες καταχωρήσεις, Excel, ξεχωριστά συστήματα ή καθυστερήσεις στην ενημέρωση δεδομένων, η μετάβαση μπορεί να γίνει αφορμή για καλύτερη οργάνωση.

Μια ολοκληρωμένη προσέγγιση μπορεί να συνδυάσει:

• SoftOne ERP,
• SoftOne Cloud ERP,
• ηλεκτρονική τιμολόγηση,
• Business Intelligence,
• αυτοματισμούς εργασιών.

Έτσι, η επιχείρηση δεν συμμορφώνεται απλώς με μια υποχρέωση. Δημιουργεί καλύτερη βάση για ταχύτερη τιμολόγηση, λιγότερα λάθη και πιο καθαρή εικόνα των οικονομικών της δεδομένων.

10. Συνεργαστείτε με λογιστή και τεχνικό συνεργάτη

Η προετοιμασία για την ηλεκτρονική τιμολόγηση χρειάζεται συνεργασία.

Ο λογιστής γνωρίζει τις φορολογικές υποχρεώσεις και ο τεχνικός συνεργάτης γνωρίζει το ERP, τις ροές εργασίας και την παραμετροποίηση. Όταν οι δύο πλευρές συνεργαστούν εγκαίρως, η επιχείρηση αποφεύγει παρερμηνείες, καθυστερήσεις και λάθος υλοποιήσεις.

Η XIT μπορεί να βοηθήσει στην τεχνική πλευρά της προετοιμασίας, από την καταγραφή των αναγκών μέχρι την παραμετροποίηση και υποστήριξη λύσεων SoftOne.

Συχνά λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Πολλές επιχειρήσεις καθυστερούν την προετοιμασία επειδή θεωρούν ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι απλώς μια αλλαγή στο πρόγραμμα έκδοσης τιμολογίων.

Στην πράξη, τα πιο συχνά λάθη είναι:

• αναμονή μέχρι την τελευταία στιγμή,
• ελλιπή στοιχεία πελατών,
• λανθασμένες σειρές παραστατικών,
• μη εκπαιδευμένοι χρήστες,
• έλλειψη δοκιμών,
• απουσία συνεννόησης με λογιστή,
• ασαφείς εσωτερικές διαδικασίες,
• μη έλεγχος της διαβίβασης στο myDATA.

Η προετοιμασία είναι πολύ πιο απλή όταν γίνεται έγκαιρα και με οργανωμένο πλάνο.

Πώς βοηθά η XIT στην ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B

Η XIT υποστηρίζει επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν ή θέλουν να αξιοποιήσουν λύσεις SoftOne για τη μηχανογράφηση, την εμπορική διαχείριση και την ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Μέσα από λύσεις όπως το SoftOne ERP, το SoftOne Cloud ERP και η ηλεκτρονική τιμολόγηση, μια επιχείρηση μπορεί να οργανώσει καλύτερα την έκδοση, τη διαβίβαση και τον έλεγχο των παραστατικών της.

Η υποστήριξη μπορεί να περιλαμβάνει:

• έλεγχο υφιστάμενης εγκατάστασης,
• παραμετροποίηση ERP,
• έλεγχο σειρών και τύπων παραστατικών,
• εκπαίδευση χρηστών,
• δοκιμαστικές εκδόσεις,
• υποστήριξη μετά την εφαρμογή,
• σύνδεση της τιμολόγησης με ευρύτερες ροές εργασίας.

 

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις εκδίδουν και διαχειρίζονται τα τιμολόγιά τους.

Η σωστή προετοιμασία δεν αφορά μόνο τη συμμόρφωση. Αφορά καλύτερη οργάνωση, λιγότερα λάθη, ταχύτερες διαδικασίες και πιο αξιόπιστα δεδομένα.

Όσο νωρίτερα ξεκινήσει μια επιχείρηση, τόσο πιο ομαλή θα είναι η μετάβαση.

Θέλετε να προετοιμάσετε σωστά την επιχείρησή σας για την ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B.

 Ζητήστε προσφορά από την XIT και δείτε πώς μπορεί να οργανωθεί η κατάλληλη λύση για τις δικές σας ανάγκες.

 

 

 

 

[Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για μια δωρεάν παρουσίαση των λύσεων της XIT]

Εκδήλωση Ενδιαφέροντος