Αυτές οι εταιρείες έχουν αυστηρές απαιτήσεις παρακολούθησης και αναφοράς, και το ERP σύστημα αναλαμβάνει την κεντρική διαχείριση και έλεγχο όλων των απαραίτητων εργασιών και εγγράφων για τη διασφάλιση της πιστοποίησης και της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς.
1. Παρακολούθηση Φυτικής Καλλιέργειας
Το σύστημα ERP για τη φυτική καλλιέργεια οργανώνει τις πληροφορίες που σχετίζονται με τη διαδικασία παραγωγής, από την προετοιμασία του εδάφους έως τη συγκομιδή των προϊόντων. Ο χρήστης μπορεί να καταγράφει στοιχεία για:
- Ποικιλίες φυτών και χρήση πιστοποιημένων σπόρων
- Καταγραφή των κτημάτων , εκτάσεων και καλλιεργειών σε αυτά. Δυνατότητα διαχωρισμού ή συγχωνεύσεων
- Έκδοση προγράμματος καλλιέργειας
-Προγράμματα φροντίδας και συντήρησης, όπως το πότισμα, τη λίπανση και την αποφυγή επιβλαβών ουσιών
- Παρακολούθηση επιβλαβών οργανισμών και διαχείριση παρασίτων με βιολογικές μεθόδους
- Καταγραφή κλιματολογικών συνθηκών και επιπτώσεων στις καλλιέργειες
- Παρακολούθηση συγκομιδής και διαδικασιών αποθήκευσης των βιολογικών προϊόντων.
Το ERP λογισμικό παρέχει δυνατότητες δημιουργίας αναφορών για την κατάσταση της καλλιέργειας, εντοπίζοντας σημεία όπου απαιτούνται διορθωτικές ενέργειες για τη διασφάλιση της ποιότητας των προϊόντων.
2. Παρακολούθηση Ζωικής Καλλιέργειας
Η παρακολούθηση της ζωικής καλλιέργειας μέσω του ERP επιτρέπει την πλήρη καταγραφή και διαχείριση των διαδικασιών που σχετίζονται με την εκτροφή των ζώων. Αυτό περιλαμβάνει:
- Καταγραφή ειδών και αριθμού ζώων και παρακολούθηση της προέλευσής τους
- Καταγραφή των χώρων / κτηνοτροφικών μονάδων με δυνατότητα διαχωρισμού ή συγχωνεύσεων
- Πρόγραμμα ζωικής
- Παρακολούθηση της διατροφής, των συνθηκών διαβίωσης, και της υγείας των ζώων
- Χρονοδιάγραμμα τακτικών ιατρικών εξετάσεων και διαχείριση ασθενειών
- Καταγραφή του κύκλου ζωής των ζώων, συμπεριλαμβανομένων των γεννήσεων και του θανάτου τους
- Καταγραφή των προϊόντων ζωικής προέλευσης που παράγονται και υποστηρικτική τεκμηρίωση για την βιολογική τους πιστοποίηση.
Το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει αναφορές για την υγεία και την παραγωγικότητα των ζώων, βοηθώντας τη διοίκηση να λαμβάνει αποφάσεις που διασφαλίζουν την ποιότητα και την ασφάλεια των παραγόμενων προϊόντων.
3. Παρακολούθηση Μεταποίησης Προϊόντων
Το ERP λογισμικό διαχειρίζεται και τη διαδικασία μεταποίησης των βιολογικών προϊόντων, οργανώνοντας τα βήματα από την παραλαβή των πρώτων υλών μέχρι την παραγωγή των τελικών προϊόντων. Αυτή η ενότητα του λογισμικού περιλαμβάνει:
- Καταγραφή των προμηθευτών και των πιστοποιητικών τους
- Παρακολούθηση της διαδικασίας παραγωγής και της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς βιολογικής παραγωγής
- Εντοπισμός παρτίδων και διασφάλιση της ιχνηλασιμότητας των προϊόντων
- Διαχείριση αποθεμάτων και παρακολούθηση της αποθήκευσης με σκοπό την αποφυγή μόλυνσης και αλλοίωσης των προϊόντων
- Έλεγχος ποιότητας και παρακολούθηση της διαδικασίας συσκευασίας και μεταφοράς των προϊόντων.
Με το ERP, μπορούν να δημιουργηθούν αναφορές για την παραγωγικότητα και ποιότητα των προϊόντων, ώστε να διασφαλίζεται η αποτελεσματική διαχείριση των πόρων και η διατήρηση υψηλών προδιαγραφών ποιότητας.
4. Αναφορές, Εργασίες και Έλεγχοι
Το ERP παρέχει ευέλικτες και εξειδικευμένες αναφορές που επιτρέπουν την παρακολούθηση των ελέγχων και των εργασιών που εκτελούνται σε κάθε φάση της παραγωγής και της πιστοποίησης. Κάποιες από τις πιο σημαντικές αναφορές περιλαμβάνουν:
- Αναφορές Συμμόρφωσης: Παρέχουν λεπτομέρειες για την τήρηση των κανονισμών και των απαιτήσεων για κάθε στάδιο της παραγωγής.
- Αναφορές Παρακολούθησης: Ενημερώνουν για τις εκτελεσθείσες εργασίες, όπως οι έλεγχοι ποιότητας, οι επισκέψεις των επιθεωρητών και οι αξιολογήσεις των αγροτεμαχίων ή των εγκαταστάσεων.
- Εβδομαδιαίες και Μηνιαίες Αναφορές: Παρέχουν συνοπτική εικόνα της προόδου των εργασιών και των επιθεωρήσεων που πραγματοποιούνται.
- Δειγματοληψίες. Οι δειγματοληψίες αποτελούν βασικό εργαλείο στις εταιρείες πιστοποίησης βιολογικών προϊόντων, διότι επιτρέπουν την επιτόπια αξιολόγηση της ποιότητας και της συμμόρφωσης των προϊόντων και διαδικασιών με τα πρότυπα βιολογικής παραγωγής. Μέσω των δειγματοληψιών, οι επιθεωρητές και οι υπεύθυνοι ποιότητας συλλέγουν στοιχεία που στηρίζουν την αξιολόγηση και τις αναφορές ελέγχου, διασφαλίζοντας ότι τα προϊόντα που πιστοποιούνται είναι ασφαλή, υψηλής ποιότητας και σύμφωνο με τις απαιτήσεις του κανονιστικού πλαισίου.
Επιγραμματικά αναφέρουμε μερικούς απο τους ελέγχους: Αρχικός Έλεγχος, Ετήσιος Έλεγχος, Επιπρόσθετος Ετήσιος Έλεγχος, Έκτακτος Έλεγχος, Αδυναμία Ελέγχου, Συμπληρωματικά Στοιχεία, Δειγματοληψία, Έλεγχος αγοράς, Επιπρόσθετος Πρ Αιφνίδιος, Επιπρόσθετος Προγραμματισμενο, Επιπρόσθετος Έκτακτος, Ετήσιος Έλεγχος (ΑIΦ), Αρχική Επιθεώρηση, Επιθεώρηση Επιτήρησης, Επιθεώρηση Απαν/σης,Ειδική Επιθεώρηση. Η παρακολούθηση των επιθεωρητών γίνεται με την χρήση ενός ολοκληρωμένου συστήματος CRM το οποίο διαχειρίζονται οι επιθεωρητές και ελέγχει η εταιρεία. Επίσης είναι δυνατή η διαχείριση από τους επιθεωρητές να γίνει με ειδική εφαρμογή από το κινητό τους τηλέφωνο.
5. Διαχείριση Συμβάσεων και Ανανεώσεων
Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό του ERP για εταιρείες πιστοποίησης βιολογικών προϊόντων είναι η παρακολούθηση των συμβάσεων με τους παραγωγούς και τους μεταποιητές. Το σύστημα επιτρέπει την καταγραφή και την αυτόματη παρακολούθηση των ημερομηνιών λήξης των συμβάσεων, εξασφαλίζοντας έγκαιρες ειδοποιήσεις για την ανανέωση τους. Κάθε σύμβαση περιλαμβάνει:
- Όρους και προϋποθέσεις συνεργασίας
- Υποχρεώσεις και δεσμεύσεις των συμβαλλομένων μερών
- Καταγραφή ιστορικού επικοινωνίας και αναφορών από επιθεωρήσεις
- Ειδοποιήσεις για επερχόμενες λήξεις συμβάσεων και ανανεώσεις.
Η λειτουργία αυτή επιτρέπει στη διοίκηση να διατηρεί τον πλήρη έλεγχο των σχέσεων με τους παραγωγούς και να διασφαλίζει τη συνέπεια και την οργάνωση στη διαδικασία πιστοποίησης. Επίσης παρέχετε ειδικό εργαλείο που αναλαμβάνει την μαζική τιμολόγηση των παραγωγών και την αυτοματοποιημένη ενημέρωση τους από το σύστημα (email, portal κλπ)
6. Εξειδικευμένα Reports και Εργαλεία Ελέγχου
Το ERP προσφέρει προσαρμοσμένα reports και εργαλεία που βοηθούν τους διαχειριστές να έχουν πλήρη εικόνα για κάθε πτυχή της εταιρείας. Μερικά από τα εξειδικευμένα reports περιλαμβάνουν:
- Report Παραγωγικότητας: Παρέχει ανάλυση της παραγωγικής διαδικασίας, προσδιορίζοντας σημεία βελτίωσης ή προβλήματα.
- Report Κόστους: Αναλύει τα κόστη σε κάθε στάδιο της παραγωγής και της διαχείρισης των προϊόντων, υποστηρίζοντας την αποτελεσματική κατανομή των πόρων.
- Report Ποιότητας: Συγκεντρώνει τα αποτελέσματα των ελέγχων ποιότητας, δίνοντας σαφή εικόνα για την επίτευξη των προδιαγραφών.
- Report Συμβατότητας: Αναλύει τις διαδικασίες παραγωγής σε σχέση με τους ισχύοντες κανονισμούς βιολογικής καλλιέργειας και τις απαιτήσεις πιστοποίησης και άλλα πολλά που έχουν να κάνουν με την δραστηριότητα των παραγωγών αλλά και με την οικονομική παρακολούθηση της εταιρείας.
Συμπέρασμα
Το ERP λογισμικό για εταιρείες πιστοποίησης βιολογικών προϊόντων προσφέρει ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης που καλύπτει κάθε πτυχή της διαδικασίας πιστοποίησης, από τη φυτική και ζωική παραγωγή έως την παρακολούθηση των μεταποιητικών διαδικασιών και τη διαχείριση των συμβάσεων. Με το εργαλείο αυτό, οι εταιρείες μπορούν να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητά τους, να διασφαλίσουν την ποιότητα των προϊόντων τους και να διατηρήσουν τη συμμόρφωση με τα διεθνή πρότυπα και κανονισμούς.
Εμείς ως ΧΙΤ, Premium Partner της Softone, έχοντας μακροχρόνια συνεργασία με εταιρείες πιστοποίησης βιολογικών προϊόντων έχουμε την εμπειρία να παρέχουμε μια ολοκληρωμένη και δοκιμασμένη λύση για την σύγχρονη εταιρεία πιστοποίησης βιολογικών προϊόντων.
